Jak často opakovat školení BOZP a co musí obsahovat záznam

Personalistka ve skladu se čtyřiceti lidmi otevře šanon s prezenčními listinami. Poslední hromadné školení proběhlo před dvěma lety, od té doby nastoupilo patnáct nových lidí a u několika z nich chybí podpis. Otázky jsou dvě: musíme školit znovu, a když ano, jak to zapsat, aby to obstálo?

Odpověď na první otázku překvapí: zákoník práce žádnou pevnou lhůtu pro opakování školení BOZP nestanoví. Neznamená to ale, že se školení opakovat nemusí. Rozhodnutí je na zaměstnavateli – a musí být písemné a zdůvodněné.

Co říká zákon o četnosti

Klíčový je § 103 odst. 3 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce. Zaměstnavatel je povinen určit obsah a četnost školení, způsob ověřování znalostí a vedení dokumentace o provedeném školení. A dále: vyžaduje-li to povaha rizika a jeho závažnost, musí být školení pravidelně opakováno.

Stejně to vykládá metodická publikace MPSV a Výzkumného ústavu bezpečnosti práce Praktické provádění vstupního a periodického školení: lhůty opakovaného školení stanovuje zaměstnavatel na základě zhodnocení rizik. Výjimkou jsou činnosti, kde lhůty stanoví zvláštní předpisy – například svářeči nebo obsluha některých technických zařízení. Ty ale do obecného školení zaměstnanců nepatří.

Tvrzení „školení BOZP platí dva roky“ nebo „zákon vyžaduje každý rok“ tedy nejsou pravdivá. Platí to, co si zaměstnavatel stanoví ve vnitřním předpisu.

Jak četnost nastavit v praxi

Rozumný výchozí bod je vyhodnocení rizik, které má zaměstnavatel zpracované. Čím vyšší rizika a čím častější změny na pracovišti, tím kratší interval. Běžně používané nastavení vypadá takto:

Typ práce	Obvyklý interval v praxi	Proč
Administrativa, kancelář	1× za 2 roky nebo 1× ročně	Nižší rizika, málo změn
Obchod, služby, výdej zboží	1× ročně	Kontakt se zákazníky, manipulace se zbožím
Sklad, dílna, lehký provoz	1× ročně	Břemena, regály, pracovní prostředky, provoz vozíků
Brigádníci a sezónní pracovníci	Vždy při nástupu	Krátký pracovní vztah, časté střídání lidí

Nejde o zákonné lhůty, ale o praxi. Roční interval má výhodu jednoduchosti: všichni zaměstnanci mají jeden cyklus a nikdo se v termínech neztratí. Proto má i licence našeho kurzu platnost 12 měsíců. Pokud zvolíte delší interval, mějte ho podložený vyhodnocením rizik.

Mimořádné školení: kdy se na interval nečeká

Bez ohledu na pravidelný cyklus je školení potřeba v situacích podle § 103 odst. 2 zákoníku práce:

• při nástupu zaměstnance do práce,
• při změně pracovního zařazení nebo druhu práce,
• při zavedení nové technologie, změně výrobních a pracovních prostředků nebo technologických či pracovních postupů,
• v případech, které mají nebo mohou mít podstatný vliv na BOZP – v takovém případě musí školení proběhnout bez zbytečného odkladu.

Typický příklad z provozu: po pracovním úrazu přijímá zaměstnavatel opatření proti jeho opakování (§ 105 odst. 5 ZP) a jedním z nich bývá právě mimořádné proškolení dotčených lidí.

Jak rozhodnutí zapsat

Rozhodnutí o četnosti patří do vnitřního předpisu – směrnice o školení BOZP nebo do dokumentace prevence rizik. Inspektor se při kontrole ptá právě na to, na základě čeho školíte tak, jak školíte. Formulace může být jednoduchá:

Zaměstnanci absolvují vstupní školení BOZP před zahájením práce a opakované školení 1× za 12 měsíců. Mimořádné školení se provádí v případech podle § 103 odst. 2 zákoníku práce. Znalosti se ověřují testem s minimální úspěšností 80 %. Součástí vstupního školení je seznámení s riziky konkrétního pracoviště, které provádí přímý nadřízený. Záznamy o školení vede personální oddělení.

Co musí obsahovat záznam o školení

Zákoník práce ukládá vést dokumentaci, ale její podobu nepředepisuje. Metodická publikace MPSV a VÚBP doporučuje, aby zápis o školení obsahoval:

1. místo konání,
2. datum,
3. osnovu (obsah školení),
4. časový rozsah,
5. podpis proškoleného zaměstnance s ověřením znalostí,
6. podpis školitele.

V praxi se osvědčuje přidat i jméno a funkci školitele, druh školení (vstupní, opakované, mimořádné) a výsledek testu. Dobře vedený záznam odpoví na otázky kdo, kdy, co, jak dlouho, kdo školil a jak dopadlo ověření znalostí.

Papír, nebo elektronicky?

Obojí je možné. Státní úřad inspekce práce ve sdělení z roku 2022 k elektronickým formám školení uvádí, že zvolený systém musí dostatečně prokazovat, že zaměstnavatel každého svého zaměstnance jmenovitě seznámil s tím, co měl. Elektronický systém, který eviduje jméno, datum, čas a výsledek testu, tuto podmínku obvykle splní lépe než prezenční listina, na které chybí polovina podpisů.

Místní seznámení s riziky pracoviště je vhodné potvrdit podpisem zaměstnance i vedoucího – například na kontrolním seznamu, který je součástí našeho kurzu. Jak takové seznámení vypadá krok za krokem, popisujeme v checklistu vstupního školení.

Jak dlouho záznamy uchovávat

Zákoník práce dobu uchovávání záznamů o školení výslovně nestanoví. Pro orientaci se hodí vědět, že přestupek podle zákona o inspekci práce, za který lze uložit pokutu s horní hranicí alespoň 100 000 Kč, se promlčuje za 3 roky (§ 30 písm. b) zákona č. 250/2016 Sb.). Záznamy je proto rozumné držet po celou dobu pracovního poměru a ještě několik let po jeho skončení – a vždy u zaměstnanců, kteří utrpěli pracovní úraz.

Jak hlídat termíny

Nejčastější problém není zvolený interval, ale to, že ho nikdo nehlídá. Pomůže:

• jedna tabulka nebo systém se jménem, datem posledního školení a datem příštího,
• upozornění předem – měsíc před vypršením je dost času na proškolení,
• vazba na nástupy – personalista při přijetí zaměstnance rovnou zadá vstupní školení,
• pravidelná kontrola – například čtvrtletně projít, komu školení propadá.

U našeho kurzu dostanete upozornění 30 dní před koncem platnosti licence, takže víte, koho proškolit znovu.

Shrnutí

• Zákon lhůtu pro opakování školení BOZP nestanoví; četnost určuje zaměstnavatel podle rizik (§ 103 odst. 3 ZP).
• V praxi se nejčastěji školí jednou ročně, u kanceláří někdy jednou za dva roky – vždy s oporou ve vyhodnocení rizik.
• Mimořádné školení je nutné při nástupu, změně práce, technologie nebo postupů a po událostech s podstatným vlivem na bezpečnost.
• Záznam má obsahovat místo, datum, osnovu, rozsah, podpis zaměstnance s ověřením znalostí a podpis školitele.
• Elektronická evidence je v pořádku, pokud jmenovitě prokazuje, kdo co absolvoval.

Co inspektor při kontrole chce vidět, popisujeme v článku Kontrola inspektorátu práce: školení BOZP a pokuty.

Školení s hotovou evidencí

Online školení BOZP zaměstnanců na tomto webu zabere přibližně půl hodiny a končí testem 20 otázek s hranicí 80 %. Výsledek se zapíše automaticky a vy dostanete osvědčení pro každého, záznam o školení s osnovou a výsledky a prezenční listinu v PDF. Cena začíná od 69 Kč za osobu – podrobnosti v ceníku. Školení můžete objednat zde.